Сборник документов «Город и война: Харьков в 1941–1945 гг.» включает документы личного происхождения (воспоминания, дневники, письма и др.). Они возникли в различные периоды (с начала Великой Отечественной войны и вплоть до недавнего времени). Особенностью этих документов является то, что они не публиковались (или же тиражировались ограниченным числом экземпляров) и не известны широкому кругу читателей. Собранные материалы хранятся в различных архивах, музеях, рукописных собраниях, а также в семейных коллекциях. Всего в сборнике помещено 63 документа. Эти документы подаются как полностью, так и фрагментарно, в сокращенном виде. Как правило, изымалась нетематическая часть документа. Отдельные воспоминания, несмотря на их очевидную научную ценность, сокращены из-за значительного объема.
Документы публикуются на языке оригинала. В них, с одной стороны, соблюдаются правила современной орфографии, а, с другой – сохраняются стилевые особенности эпохи. Различные изменения почерка, вставки, правки (зачеркивания и т. п. ), изменения способа воспроизведения при передаче текста, как правило, не отмечались. Очевидные орфографические, синтаксические ошибки (опечатки и др.) исправлены без специальных оговорок. Необходимые уточнения даны в квадратных скобках или вынесены в примечания. Заголовки документов даны как их создателями, так и составителями. Научно-справочный аппарат издания включает в себя развернутые комментарии.
Составители выражают благодарность Фонду «Русский мир» за поддержку данного проекта, научным сотрудникам Российского государственного гуманитарного университета и особенно А. В. Гущину и А. С. Левченкову за консультации и содействие при подготовке данного издания, сотрудникам Государственного архива Харьковской области (директор Л. М. Момот), Центрнального государственного архива научно-технической документации (директор Е. В. Семенов), отделу «Украиника» Харьковской государственной научной библиотеки имени В. Г. Короленко (заведующая Н. И. Полянская), Музея истории Харьковского национального технического университета «ХПИ» (директор А. В. Быстриченко), Музейного комплекса Харьковской национальной академии городского хозяйства (директор Т. П. Елисеева), Музея истории Харьковского национального университета строительства и архитектуры (директор Н. А. Белостоцкий), сотрудникам Центра краеведения им. П. Т. Тронько Харьковского национального университета имени В. Н. Каразина (директор С. М. Куделко), зав. сектором библиотеки Харьковской национальной академии городского хозяйства Н. П. Трипутиной, библиографу Харьковской музыкально-театральной библиотеки имени К. С. Станиславского Т. Б. Бахмет, харьковчанам, предоставившим свои свидетельства и воспоминания своих близких.
