Кадровое делопроизводство – это сфера деятельности, нацеленная на создание и использование кадровой документации для обеспечения всех процессов по управлению персоналом в организации. Она включает в себя подготовку кадровых документов, работу с ними, организацию их хранения.
Кадровая документация имеет большое управленческое и социальное значение. Она является одной из основных составляющих эффективной работы с персоналом. Кроме того, она важна для каждого конкретного человека, так как содержит исчерпывающую информацию о фактах его трудовой деятельности.
Ни одно действие с работником не может быть осуществлено на словах. Прием, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпуска, командирование и другие взаимоотношения работника и работодателя должны быть документально закреплены.
Наличие правильно оформленных документов свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий. Это позволяет минимизировать вероятность трудовых споров, а также служит доказательством в суде в случае возникновения разногласий между субъектами трудовых отношений.
Регулирование вопросов документирования трудовых отношений во многом осуществляется на государственном уровне. Различные правовые акты определяют состав кадровых документов, порядок их оформления, сроки их создания, подписания, ознакомления с ними работников.
Несоблюдение правовых норм в сфере кадрового делопроизводства может повлечь за собой штрафные санкции для организаций и дисквалификацию для предпринимателей.
Особое внимание государства к сфере кадрового делопроизводства объясняется тем, что содержащаяся в кадровых документах информация носит не только оперативный, но и ретроспективный характер. Она может быть востребована спустя долгие годы после увольнения работника из организации. Поэтому для кадровой документации установлены длительные сроки хранения, а само хранение регулируется рядом правовых актов Российской Федерации.
Все эти факторы определяют особые требования к квалификации кадровых специалистов и специалистов по управлению персоналом. Каждый работник кадровой службы должен обладать целым комплексом теоретических и правовых знаний, необходимых для осуществления этой деятельности, в соответствии со всеми требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации.
